Ngày nay, email là một trong những công cụ truyền thông hiệu quả vừa nhanh, vừa dễ dàng tiếp cận khách hàng, vừa có thể tiết kiệm được thời gian thay vì các cuộc gặp gỡ hoặc điện thoại.
Email có thể truyền tải các thông tin, tạo được các liên kết, là công cụ marketing hiệu quả mà chi phí bỏ ra lại thấp. Khi nội dung trong email tốt, doanh nghiệp có thể vượt được các đối thủ cạnh tranh.
Dưới đây là 5 hướng dẫn đơn giản cho việc truyền tải thông tin hiệu quả qua email.
1. Chủ đề chính là tiêu đề
Chủ đề của email cần phải được tóm gọn thành tiêu đề nhằm lôi kéo người đọc nhận thấy những lợi ích từ những thông tin đó. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng độc giả đọc chủ đề giống như đọc toàn bộ email vậy. 60% số người đọc khảo sát nói rằng, nếu email không có tiêu đề, họ xóa thông điệp ngay khi nhận mà chưa từng đọc một chữ. Và tất nhiên, trong con số đó không tính đến thư spam.
2. Trọng tâm
Hãy gửi cho người nhận mục đích chính của email chứ đừng viết các ví dụ lên trước. Không nên đi lạc chủ đề và lạc đi lợi ích của người đọc.
Nên tạo cho người đọc sự thích thú khi đọc thông điệp của bạn. Các câu mở nên bắt buộc người đọc ít nhất hai lần, đến dòng thứ hai nên hướng người đọc đọc dòng thứ 3. Và cứ thế…
Dưới đây là một vài mẹo cho việc dẫn dắt người đọc đọc toàn bộ email của bạn:
– Viết như thể bạn đang nói với người bên cạnh
– Tránh bắt đầu với những câu với từ “Tôi” bởi nó đặt tính cá nhân cao.
– Viết ngắn gọn. không nhất thiết câu nào cũng phải đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ.
– Đôi khi bạn cần có câu dài để giải thích một số vấn đề phức tạp, hãy viết thật ngắn gọn, súc tích.
3. Không dài hơn một trang
John Smale, cựu Chủ tịch của Procter & Gamble và quản lý nhãn hiệu, người đã tạo được dấu chứng thực của Hiệp hội Nha khoa Hoa Kỳ trên thuốc đánh răng Cresr nói rằng: “Nếu bạn không thể nói trong một trang, bạn không thể có thể hiện được rõ ràng suy nghĩ trong thông điệp của mình.”
Chúng ta đang sống trong một thế giới của công nghệ. Chúng ta trở nên bận rộn và không rời bàn phím của mình. Vì vậy để thông tin có hiệu quả và nhanh chóng, hãy viết email ngắn gọn, trọng tâm.
Hiền Trang
